Aké doklady odovzdať účtovníčke a dokedy
Účtovníčka potrebuje každý mesiac vydané a prijaté faktúry, bankové výpisy za celý mesiac, pokladničné doklady, podklady k mzdám a informácie o všetkom neobvyklom — úvere, novom majetku, dotácii či reklamácii. Čím skôr doklady dorazia a čím sú kompletnejšie, tým menej sa dopytujeme a tým menšia je šanca na chybu.
Mesačný balík dokladov
- Vydané faktúry — všetky, aj tie stornované a nezaplatené.
- Prijaté faktúry — vrátane tých, ktoré prišli e-mailom alebo do portálu dodávateľa.
- Bankové výpisy za celý mesiac, zo všetkých účtov vrátane platobných brán a kariet.
- Pokladničné doklady a doklady z registračnej pokladnice.
- Podklady k mzdám — dochádzka, dovolenky, PN, odmeny, nové zmluvy a ukončenia.
- Zmluvy a nové skutočnosti — leasing, úver, kúpa majetku, dotácia, poistné plnenie.
Ak niečo chýba, radšej pošlite balík s poznámkou „doplním do piatku" ako čakať s celým mesiacom.
V akej forme
Ideálne elektronicky: PDF súbory pomenované tak, aby sa dali priradiť (dodávateľ, číslo, suma), alebo priamo priečinok v cloude, do ktorého ich ukladáte priebežne. Fotografie bločkov sú v poriadku, ak sú čitateľné a nie sú odfotené šikmo v aute.
Papierové doklady triedime tak či tak — ak ich pošlete v poradí, v akom vznikli, ušetríte si položku v ďalšej faktúre za účtovníctvo.
Do kedy
- Platiteľ DPH s mesačným zdaňovacím obdobím: doklady najneskôr do 5. – 10. dňa nasledujúceho mesiaca, aby sa stihlo priznanie a kontrolný výkaz.
- Štvrťročný platiteľ: do 10. dňa po skončení štvrťroka.
- Neplatiteľ: stačí mesačne alebo štvrťročne podľa dohody, ale pravidelne — nie raz do roka v marci.
- Mzdy: dochádzku a zmeny posielajte do posledného pracovného dňa mesiaca, inak sa nestihne výplatný termín.
Čo nám povedzte aj bez dokladu
- Chystáte väčší nákup, investíciu alebo lízing.
- Prijímate alebo prepúšťate zamestnanca, prípadne meníte úväzok.
- Dostali ste výzvu, rozhodnutie alebo pokutu z úradu.
- Začali ste obchodovať so zahraničím alebo predávať cez novú platformu.
- Menili ste bankový účet, sídlo alebo predmet podnikania.
Väčšine problémov sa dá predísť jednou vetou dopredu. Opravovať to spätne stojí čas aj peniaze.
Časté otázky k téme
Musím posielať aj doklady, ktoré nie sú daňovým výdavkom?
Áno, ak prešli firemným účtom alebo pokladnicou. To, či ide o daňový výdavok, je posúdenie účtovníka — ale pohyb peňazí musí byť zaúčtovaný tak či tak.
Stačí, keď pošlem výpis z banky ako obrázok?
Lepší je oficiálny výpis v PDF alebo export vo formáte, ktorý banka ponúka. Screenshot z aplikácie neobsahuje všetky údaje a pri kontrole neobstojí.
Čo s dokladmi zaplatenými zo súkromnej karty?
Posielajte ich tiež a označte, že boli hradené súkromne. Zaúčtujú sa ako náklad firmy s úhradou v hotovosti alebo cez vyúčtovanie voči spoločníkovi.
Ako dlho musím doklady archivovať?
Účtovné doklady majú zákonom stanovenú lehotu uchovávania, ktorá sa počíta v rokoch od konca účtovného obdobia. Nespoliehajte sa na to, že ich má účtovná kancelária — originály patria firme.
Aktualizované: · Informácie majú všeobecný charakter a nenahrádzajú individuálne poradenstvo.
Potrebujete to posúdiť na vašom čísle?
Napíšte nám alebo zavolajte. Prvá konzultácia je nezáväzná a povieme si, čo vo vašej situácii dáva zmysel.